Le client est un industriel traitant 80 à 100 devis techniques par jour, transmis par téléphone, email, fax ou direct.
Chaque demande déclenchait la création d’un dossier papier alimenté par les différents services : commercial, bureau d’étude, achat, production, logistique, comptabilité. La déperdition d’informations était majeure entrainant une perte d’efficacité du suivi des commandes et du SAV, générant l’insatisfaction client.
Obtenir une solution logicielle de suivi dès la demande entrante du prospect ou client : du devis à la facturation, avec l’historique de tous les éléments, documents papiers, mails, fichiers etc… consultables par tous les collaborateurs en remplacement du dossier physique.
Suite à la rédaction d’un cahier des charges du process, l’équipe LECLERE a proposé une solution GEIDE avec un workflow adapté :
- Chaque demande prospect ou client génère la création d’un dossier,
- Le traitement d’une demande client est géré par un système de création et validation de tâches entre les collaborateurs des différents services concernés,
- Accès en temps réel à l’état d’avancement du dossier,
- Traitement rapide des points de blocage,
- Système de relances automatique quand il manque des pièces au dossier,
- Intégration des demandes de SAV.
- Un historique complet de tous les échanges avec le client,
- Un suivi de projet interne interactif et efficace,
- Des meilleures conditions de travail pour les collaborateurs,
- Une meilleure productivité,
- Un client satisfait par le suivi de ses demandes,
- La suppression du stockage des dossiers papiers.
Un meilleur traitement des demandes de SAV, grâce à l’historisation des projets et donc l’analyse fiable et efficace de la conformité des livraisons de commandes clients (1 demande de SAV sur 7 non justifiée).